Privacyverklaring

Wie wij zijn

Sirob is een dienst van Marketing Maatwerk (eenmanszaak van B.J.T. Kusters), KvK 91114551, gevestigd in Enschede, Nederland. Contact: support@sirobcrm.nl.

Wat Sirob doet

Sirob is een CRM dat zichzelf bijhoudt voor bedrijven: het leest de zakelijke e-mail en agenda van onze klanten, houdt contacten, bedrijven en taken bij en zet conceptantwoorden klaar die de gebruiker beoordeelt voordat er iets gebeurt.

Twee rollen

Voor de gegevens ín het CRM van onze klanten zijn wij verwerker. De klant (het bedrijf dat Sirob gebruikt) is verantwoordelijk voor die gegevens; met elke klant sluiten we een verwerkersovereenkomst. Sta je in het CRM van een van onze klanten en wil je inzage, correctie of verwijdering? Neem dan contact op met dat bedrijf; wij helpen hen daar technisch bij.

Voor accounts, facturatie en support zijn wij zelf verantwoordelijk. Daarover gaat de rest van deze verklaring.

Welke gegevens wij verwerken en waarom

Account: naam, zakelijk e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), tweefactorauthenticatie, optionele profielfoto. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Gebruik en beveiliging: inlogmomenten, IP-adres en handelingen in een audit-logboek. Grondslag: gerechtvaardigd belang (beveiliging en aantoonbaarheid). Bewaartermijn: 12 maanden.
Facturatie: bedrijfsgegevens, stortingen en verbruik; facturen lopen via Moneybird, betalingen (zodra actief) via Mollie. Grondslag: overeenkomst en wettelijke bewaarplicht (7 jaar).
Support: e-mail aan support@sirobcrm.nl. Bewaartermijn: 2 jaar na afhandeling.

E-mail, agenda en AI (voor gebruikers van de dienst)

Sirob leest de mailbox(en) en agenda(‘s) die jouw bedrijf zelf koppelt. Die inhoud gebruiken we uitsluitend om de dienst te leveren, nooit voor advertenties en nooit om AI-modellen te trainen.
Voor classificatie, samenvattingen en conceptteksten gebruiken we de Claude API van Anthropic (VS; doorgifte op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en modelcontractbepalingen). Anthropic traint niet op deze gegevens.
Documenten in de kennisbank worden op onze eigen server geïndexeerd; die inhoud verlaat de server niet voor indexering.
Alles wat de AI voorstelt gaat standaard eerst langs een menselijke beoordeling binnen jouw bedrijf.

Google-gebruikersgegevens

Koppel je een Google-agenda, dan gebruikt Sirob de Google Calendar API uitsluitend om: (1) je afspraken te tonen in de app, (2) vrije momenten voor te stellen in conceptantwoorden en (3) afspraken aan te maken of te wijzigen die jij (of je beheerder, na expliciete instelling) goedkeurt. Het gebruik en de doorgifte van via Google verkregen informatie volgt het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten: we gebruiken deze gegevens niet voor advertenties, verkopen ze niet door en mensen lezen ze niet, behalve met jouw toestemming, voor beveiliging of als de wet dat vereist. Toegangstokens slaan we versleuteld op (AES-256-GCM); je kunt de koppeling elk moment verwijderen in Sirob of via je Google-accountinstellingen.

AI en Google-gegevens: Google-gebruikersgegevens worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen of te verbeteren, niet door ons en niet door derden. De enige van Google Agenda afgeleide informatie die onze AI-verwerker (Anthropic, Claude API) ontvangt zijn beschikbare tijdsloten, afgeleid uit vrij/bezet-informatie, om een afspraakmoment voor te stellen in een conceptantwoord. Ruwe agenda-items (titels, omschrijvingen, genodigden) verlaten Sirob nooit richting een AI-dienst; Anthropic gebruikt aangeleverde gegevens contractueel niet voor modeltraining. Affirmative statement (English): “The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google user data is never used to create, train, or improve AI/ML models.”

Deze website

Naast de dienst zelf verwerkt deze website een klein aantal gegevens. Dit staat er los van, en het is bewust zo min mogelijk.

Het aanvraagformulier. De gegevens die je invult (naam, bedrijf, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en website, en je bericht) gebruik ik alleen om contact met je op te nemen over je aanvraag. Ze worden opgeslagen op deze website en gemaild naar mijn eigen adres. Grondslag: jouw verzoek om contact. Bewaartermijn: twee jaar na het laatste contact, daarna verwijder ik ze.
Bezoekstatistieken zonder cookies. Ik meet hoeveel mensen de pagina bekijken, hoe ver ze scrollen en op welke knoppen ze klikken. Daarbij wordt geen cookie geplaatst en worden geen IP-adressen of browsergegevens bewaard. In plaats daarvan wordt er een code opgeslagen die elke dag verandert en niet naar een persoon te herleiden is. Er gaat niets naar Google of een andere externe partij; de cijfers staan op mijn eigen server. Grondslag: gerechtvaardigd belang om te zien of de site werkt.
Geen advertentietrackers. Deze site laadt geen advertentie- of socialmediatrackers.

Plan je een afspraak via de agendaknop, dan verloopt dat via Google Agenda. Op die stap is het privacybeleid van Google van toepassing.

Met wie wij gegevens delen

Alleen met de partijen die nodig zijn om de dienst te leveren: Hetzner (hosting, Duitsland), Anthropic (AI, VS), onze Nederlandse mailprovider (systeem- en supportmail), Mollie (betalingen) en Moneybird (facturatie). De actuele subverwerkerslijst met doorgifte-grondslagen delen we bij de verwerkersovereenkomst en op verzoek. We verkopen nooit gegevens.

Beveiliging

Aparte database per klant, versleutelde verbindingen, versleutelde opslag van koppelingsgegevens, verplichte tweefactorauthenticatie voor beheerders, audit-logging en dagelijkse versleutelde back-ups (14 dagen bewaard).

Bewaren en verwijderen

Je gegevens blijven bewaard zolang je account bestaat. Bij opzegging verwijderen we alle gegevens binnen 30 dagen; back-ups roteren daarna binnen 14 dagen automatisch uit. Op verzoek leveren we eerst een export.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Mail support@sirobcrm.nl; we reageren binnen 30 dagen. Klachten kun je ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Bij inhoudelijke wijzigingen informeren we accounthouders per e-mail en passen we de datum bovenaan aan.